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【無料テンプレ配布】Notionでの日報 ・タスク管理・メンバーDBの運用紹介

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みなさんこんにちは、Notion アンバサダーの円谷です。

本日の note マガジンでは、僕たちの会社で実際に運用している Notion データベースを使った日報について紹介したいと思います。僕たちの会社では、リモートワークの日は、毎日日報を書いて業務内容を報告するというのがルーティンになっています。全メンバーが1つのデータベースにアクセスし、毎日日報が更新されています。

実際に僕たちの会社で運用している日報データベースのスクリーンショット

今回の note マガジン用に、僕たちの会社で使っている日報データベースをほぼそのままテンプレート化してきました。今回の記事ではこのテンプレートを使ってどのような運用をしているのかの解説をできればと思っています。(会社の日報だとあまりにお見せできないところが多すぎてモザイクだらけになってしまいそうなので)

記事の最後には、例によって公開してあるテンプレートの URL を準備しておきました。もしよければ複製してお使いください。

テンプレート化した日報ページのスクリーンショット:テンプレートから毎日の日報を作成できるようにしてある
エンジニアチームに所属するメンバーのみにフィルタをかけているようす

テンプレート化して同じフォーマットで日報を書けるようにする

各メンバーは、Notion のページテンプレート機能を使って日報を作成しています。あらかじめ準備しておいたテンプレートを使うことで、フォーマットを統一して日報を書くことができます。

テンプレート機能から日報を作成しているようす

テンプレートから日報を呼び出すと「今日のタスク」と「ひとこと」セクションが生成されます。「今日のタスク」セクションには、タスク DB のリンクドビューが表示されるようになっていて、自分自身が今日やるべきタスクを確認することができるようになっています。

日報内にタスク DB のリンクドビューを表示するようにしている

メンバー DB とのリレーションと、チームごとの日報表示用のビューの作り方

僕たちの会社では、所属メンバーの情報を集約した「メンバー DB」を作成しています。

会社のメンバー DB のスクリーンショット

メンバー DB には所属チームをプロパティがあり、各メンバーがどのチームに所属しているのかが分かるようになっています。

メンバー DB には所属チームを表すプロパティが存在する

会社での運用では「チームのマスタ DB」があってリレーションさせているのですが、今回作成したテンプレートでは簡略化のためにマルチセレクトプロパティで表現しています。

日報 DB とメンバー DB はリレーションされていて、どのメンバーが書いた日報なのかが分かるようになっています。また、チーム DB からのロールアップで、どのチームに所属しているかが分かるようなプロパティを作成しています。

このロールアップしたチームプロパティがあることで、チームごとの日報を表示できるビューを作成することができるようになります。たとえば、エンジニアチームのメンバーの日報のみ表示したい場合には、フィルター機能で「エンジニア」にチェックを入れるだけです。

エンジニアチームの日報のみ表示できるようにフィルターされたビュー

コメント機能を使ってコミュニケーションを取る

Notion のコメント機能がかなり便利で、インラインでコメントを付けることができます。日報には先述のとおり、詰まったことや学び等を自由に書いて良いことにしているので、他のメンバーが詰まっているところがあったらコメントで助け舟を出したりすることができます。

インラインでコメントを残しているようす

テンプレート配布

ということで、今回の Notion マガジンでは、僕たちの会社で運用している日報 DB について解説してみました。日報 DB・メンバー DB・タスク DB をまとめたテンプレートは以下の URL で配布しています。もしよければ複製してお使いください。

https://35d.notion.site/DB-DB-7870bb09a58443beb002931337ff205e

日報 DB・メンバー DB・タスク DB のテンプレート

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この記事の執筆者

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円谷

Notion 公式アンバサダー(2021年〜 / 日本で7人目)。アンバサダーとして YouTube や Twitter で発信活動をおこなっている。本業は Web エンジニア。個人で Notion API を使ったアプリケーションを開発中。代表作は Fast Notion。株式会社 TEMP 代表取締役。

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